Documenti informatici: le nuove regole

Annamaria Villafrate | 20 set 2020

Pubblicate sul sito dell'Agid le nuove Linee Guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Pubblicate le Linee guida Agid
Scopo delle linee guida documenti informatici
Natura vincolante delle Linee Guida

Pubblicate le Linee guida Agid

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L'Agenzia per l'Italia Digitale il 10 settembre 2020 ha inserito sul suo sito ufficiale le "Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" (sotto allegate). Un vero e proprio manuale in cui si forniscono importanti indicazioni sui principali step che caratterizzano la vita del documento informatico, dalla formazione alla conservazione. Senza scendere troppo nel tecnico vediamo come sono strutturate le linee guida, qual è il loro scopo, la loro natura e quando entrano in vigore.

Struttura delle Linee guida

Le Linee guida, al fine di consentire la rapida visione degli argomenti trattati da parte degli addetti ai lavori, è strutturata in 4 capitoli che si sviluppano in 41 pagine.

Il primo capitolo introduce il lettore alle linee guida, di cui definisce l'ambito oggettivo e soggettivo di applicazione, lo scopo, i principi generali in materia di gestione documentale, chiarendone la natura vincolante.
Il secondo capitolo si occupa della formazione dei documenti informatici e di quelli amministrativi informatici.
Il terzo capitolo è dedicato alla gestione documentale, ossia registrazione, aggregazione, archiviazione dei documenti, sistema di conservazione e misure di sicurezza.
Il quarto infine tratta della conservazione dei documenti. In questa parte viene descritto il processo di conservazione dei documenti, le modalità di esibizione degli stesso e vengono definiti i ruoli e le responsabilità degli addetti.

Il documento, emesso il 9 settembre 2020, è disponibile anche sul sito dell'Agid al seguente indirizzo https://trasparenza.agid.gov.it/archivio19_regolamenti_0_5385.html, da cui è possibile scaricare i 6 allegati tecnici dedicati ai seguenti argomenti:

Glossario dei termini e degli acronimi
Formati di file e riversamento
Certificazione di processo
Standard e specifiche tecniche
Metadati
Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.

Scopo delle linee guida documenti informatici

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Le linee guida si pongono il duplice scopo di aggiornare le regole tecniche del Codice dell'Amministrazione digitale e di riunire in una guida unica le regole tecniche e le circolari in materia. In questo modo è possibile avere un quadro d'insieme sulla gestione del documento informatico, attraverso il raggruppamento di materie disciplinate separatamente.

L'opera di aggiornamento ha reso necessaria l'abrogazione dell'intero DPCM del 13 novembre 2014 e della maggior parte delle norme del DPCM del 3 dicembre 2013. Abrogata anche la circolare n. 60 del 23 gennaio 2013 dell'Agid, sostituita dall'allegato 6 delle presenti Linee Guida.

Natura vincolante delle Linee Guida

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Le Linee guida hanno carattere vincolante e valenza erga omnes. Nella gerarchia delle fonti esso sono un atto di regolamentazione, per cui, se quanto prescritto viene violato è possibile ricorrere al giudice amministrativo, se invece le violazioni vengono commesse dai soggetti di cui al comma 2 art. 2 Codice Amministrazione Digitale, tra cui compaiono le pubbliche amministrazioni statali, gli enti locali e le Camere di Commercio, è previsto il ricorso al Difensore Civico presso l'Agid, il quale, ricevuta la segnalazione, se la ritiene fondata, invita il responsabile a porvi rimedio entro il termine massimo di 30 giorni.

Le linee guida entrano in "vigore il giorno successivo a quello della loro pubblicazione sul sito istituzionale di AGID, di cui si darà notizia sulla Gazzetta Ufficiale. Esse si applicano a partire dal duecento settantesimo giorno successivo alla loro entrata in vigore. A partire da questo termine i soggetti di cui all' art. 2 commi 2 e 3 del CAD formano i loro documenti esclusivamente in conformità alle presenti Linee Guida."