Il ministero dell'interno detta chiarimenti sulla notifica delle multe via pec: niente ricerche massive e indiscriminante nel registro INI-PEC

Il Ministero dell'Interno sulla notifica delle multe a mezzo PEC

Particolari accorgimenti quando il veicolo con cui è stata commessa la violazione è intestato alla persona fisica e non all'impresa. Bandite le ricerche indiscriminate partendo dal Codice Fiscale della persona fisica senza valutare le concrete modalità di utilizzo del veicolo che ha commesso la violazione.
Lo ha chiarito il Ministero dell'Interno nella circolare 300/A/4027/20/127/9 dell'8 giugno (qui sotto allegata) in materia di notificazione a mezzo PEC delle sanzioni amministrative per violazioni del Codice della Strada.
Il Ministero ha fatto seguito alla richiesta del Garante per la protezione dei dati personali di intervenire sull'argomento, stante alcune segnalazioni giunte all'autorità, e ha allineato la precedente circolare in materia alle indicazioni normative del Regolamento (UE) 2016/679 e del D.lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali).

Rischio di illecita comunicazione dei dati personali

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Secondo l'Autorità, in caso di notifica a mezzo PEC di un verbale a persona titolare di un'impresa individuale, regolarmente iscritta al registro delle imprese, si rende necessario utilizzare particolari accorgimenti quando il veicolo con cui la violazione è stata commessa risulti essere intestato all'interessato, persona fisica, e non all'impresa come persona giuridica.
In tali casi, infatti, il veicolo potrebbe essere effettivamente utilizzato da questi a titolo privato e non nell'esercizio di attività imprenditoriale. Pertanto, l'autorità rappresenta che in simili circostanze la notifica del verbale all'indirizzo PEC, ottenuto attraverso la consultazione del registro INI-PEC, può determinare un'illecita comunicazione dei dati personali a terzi, essendo la PEC stessa visibile a tutto il personale dell'azienda.
La problematica origina dalla particolare conformazione del registro INI­ PEC che, con riferimento alle imprese individuali, non consente di distinguere l'indirizzo della persona fisica che ne è titolare da quello dell'impresa come persona giuridica.

Ricerca indirizzo PEC del proprietario obbligato in solido

In ragione delle indicazioni fomite dall'Autorità Garante, il Ministero fornisce le seguenti ulteriori istruzioni operative.
In primis, nella ricerca dell'indirizzo PEC dell'obbligato in solido proprietario del veicolo con cui è stata commessa una violazione, potrà essere utilizzato il codice fiscale della persona fisica (estratto dalle annotazioni presenti negli archivi del PRA o dall'anagrafe tributaria) inserendolo nella sezione "imprese" del registro INI­ PEC solo quando è stato accertato, ad esempio in occasione della contestazione immediata della violazione, che il veicolo con cui la violazione è stata commessa era utilizzato nell'esercizio di attività imprenditoriale.
In ogni altro caso (es. violazione accertata con dispositivi di controllo remoto, senza contestazione immediata), il codice fiscale della persona fisica intestataria del veicolo può essere utilizzato solo per interrogazioni della sezione "professionisti" del registro INI-PEC.

Niente ricerche massive e indiscriminate

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In nessun caso potranno essere effettuate ricerche massive e indiscriminate di indirizzi PEC partendo dal codice fiscale di una persona fisica, svincolate dalla valutazione del singolo caso e dalle concrete modalità di utilizzo del veicolo oggetto di accertamento della violazione.
Infine, la notifica del verbale a mezzo PEC non sarà obbligatoria nel caso di abbinamento del codice fiscale della persona fisica ad una PEC di chiara matrice aziendale; in tali casi, la notifica del verbale di violazione deve essere effettuata nelle forme ordinarie, senza il ricorso alla PEC.
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