Con una circolare, il Ministero dell'Economia ha fornito importanti indicazioni sul PTT e sulle modalità operative di notifiche e depositi obbligatori di atti e documenti processuali
di Lucia Izzo - Con la Circolare n. 1/DF del 4 luglio 2019 (qui sotto allegata) il Ministero dell'Economia, Dipartimento delle Finanze, è intervenuto per fornire importanti chiarimenti in materia di Processo tributario telematico (PTT), obbligatorio a partire dallo scorso 1° luglio, dopo un periodo di utilizzo facoltativo, ai sensi dell'art. 16 del D.L. n. 119/2018 (convertito dalla L. n. 136/2018).

Per approfondimenti Processo Tributario Telematico: obbligatorio da oggi

PTT obbligatorio

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In particolare, con riferimento ai giudizi instaurati in primo e secondo grado, la notifica e il deposito degli atti del processo tributario dovrà avvenire esclusivamente con modalità telematiche, sulla base di quanto disposto dal comma 3, dell'art. 16-bis, d.lgs. 546/1992, mentre dal 24 ottobre del 2018 le comunicazioni eseguite dalle commissioni tributarie si perfezionano con l'avvenuta ricezione da parte di almeno uno dei difensori, ai sensi del comma 1, quarto periodo, art. 16-bis, d.lgs. 546/1992.

Dallo scorso 1° luglio, quindi, gli atti introduttivi del giudizio devono essere notificati alla controparte tramite la posta elettronica certificata (PEC) e, nel termine dei successivi 30 giorni, depositati in Commissione tributaria con modalità telematiche (sistema di Upload).
Tale obbligo riguarda le parti, i consulenti e gli organi tecnici dell'amministrazione dello Stato o di altri enti pubblici. Sono previste, tuttavia, alcune deroghe al regime di obbligatorietà, ad esempio in caso di controversie instaurate dal contribuente che decide di stare in giudizio personalmente e senza l'assistenza tecnica di un professionista, e in casi eccezionali quando sia il giudice, con provvedimento motivato, ad autorizzare il deposito con modalità diversa da quella telematica.
Ad oggi, dunque, le fasi processuali interamente telematizzate sono quelle della notifica, della costituzione in giudizio e del deposito degli atti processuali, oltre che della consultazione del fascicolo processuale. Restano da digitalizzare i provvedimenti adottati dal giudice tributario e il verbale d'udienza.

Notifica via PEC

La notificazione degli atti, dei documenti e dei provvedimenti giurisdizionali dovrà avvenire esclusivamente con modalità telematiche. Tale obbligo sorge per i giudizi di primo e secondo grado instaurati con ricorsi/appelli notificati a decorrere dal 1° luglio 2019, mentre resta facoltativa per i ricorsi/appelli notificati entro il 30 giugno 2019.
La Circolare, in caso di notifica di un atto introduttivo del giudizio, consiglia di inserire nell'oggetto la dicitura "notificazione ai sensi dell'art. 16 bis, comma 3, D.Lgs. n. 546/92" e indicare nel corpo del messaggio:
  • la tipologia dell'atto (es: ricorso, appello, istanza di pubblica udienza, sentenza, ecc.);
  • l'atto impositivo impugnato ovvero gli estremi della sentenza;
  • il nome, cognome ed il codice fiscale del difensore/ufficio notificante;
  • il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti ove necessaria;
  • il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
  • l'indirizzo di PEC a cui l'atto viene notificato;
  • l'indicazione della Commissione tributaria adita.
Ove la notifica abbia ad oggetto la sentenza è opportuno indicare nell'oggetto la dicitura "notificazione ai sensi dell'art. 16 bis, comma 3, D.Lgs. n. 546/92" e nel messaggio specificare che si tratta di notifica ai sensi dell'art. 38 del D.Lgs. n. 546/92, ai fini della decorrenza del termine breve.

Notifiche: niente limiti orari

Le notifiche degli atti del processo tributario alla controparte tramite PEC, si legge nella Circolare, possono essere effettuate 24 ore su 24, tutti i giorni dell'anno inclusi i festivi. Sul punto, il Ministero ricorda anche il recente intervento con cui la Corte Costituzionale (sent. n. 75/2019) ha dichiarato l'illegittimità costituzionale dell'art. 16-septies del D.L. 179/2012 (riguardante la giustizia digitale nel processo civile) nella parte in cui, richiamando le disposizioni dell'art. 147 c.p.c., stabiliva che "le notificazione degli atti non possono farsi prima delle ore 7 e dopo le ore 21.00".
In particolare, la Corte Costituzionale ha ritenuto incostituzionale la norma "nella parte in cui prevede che la notifica eseguita con modalità telematiche la cui ricevuta di accettazione è generata dopo le ore 21 ed entro le ore 24 si perfeziona per il notificante alle ore 7 del giorno successivo, anziché al momento di generazione della predetta ricevuta".
Tali principi vengono ritenuti applicabili anche al processo tributario, con la conseguenza che la notifica eseguita tra le ore 21 e le ore 24 del giorno di scadenza si perfeziona, e si considera dunque tempestiva, per il notificante, se entro le ore 23,59 di quel giorno è generata la ricevuta di accettazione, mentre è solo per il destinatario che opera il differimento al giorno successivo del momento perfezionativo della notifica stessa.

Prova delle notifiche

La prova delle notifiche PEC degli atti processuali digitali consiste nel depositare successivamente tramite il PTT due file originati dal sistema informatico del gestore della PEC, ovvero la ricevuta di accettazione (RdAC) sottoscritta con la firma del gestore del mittente e quella di avvenuta consegna (RAC) sottoscritta con la firma del gestore del destinatario. Le suddette ricevute e l'attestazione di conformità devono essere firmate digitalmente.
Qualora non risulti possibile il deposito telematico delle ricevute PEC ovvero non si possa fornire la prova della notifica delle stesse, i difensori della parte privata, ivi compresi i dipendenti degli enti impositori e della riscossione, potranno estrarre copia su supporto analogico dell'originale messaggio di PEC inviato, dei suoi allegati, della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna, attestandone la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte.

Deposito telematico degli atti e documenti digitali

Dopo la notifica alla controparte, gli atti introduttivi del giudizio, nel termine dei successivi 30 giorni, depositati in Commissione tributaria con modalità telematiche (sistema di Upload).
Il deposito telematico degli atti, spiega la Circolare, avviene attraverso una piattaforma informatica centralizzata raggiungibile via web dal portale della giustizia tributaria (www.giustiziatributaria.gov.it) che si interfaccia con il sistema informativo della giustizia tributaria (SIGIT), che gestisce le attività degli Uffici di Segreteria delle Commissioni tributarie.
Le parti processuali - contribuenti, difensori, professionisti, enti impositori, società o concessionari della riscossione - per poter utilizzare le funzionalità del deposito degli atti nel processo tributario telematico, dovranno, prioritariamente, registrarsi al PTT ed essere autorizzati all'accesso SIGIT. Si ricorda che per poter effettuare la registrazione è necessario il possesso di una firma digitale CADES (CMS Advanced Electronic Signature) e un indirizzo PEC.
I dati e i documenti digitali trasmessi attraverso la piattaforma, verranno acquisiti nel SIGIT per la successiva gestione dell'iter processuale a beneficio di tutti gli operatori del processo. Il processo tributario telematico si caratterizza per il fatto che il deposito del ricorso, degli allegati e degli atti successivi avviene, previa registrazione e acquisizione delle credenziali di accesso, mediante upload dei file direttamente sulla piattaforma.
Tale modalità esclude che le parti processuali utilizzino le PEC delle singole Commissioni tributarie per effettuare il deposito degli atti e documenti digitali. Nel processo tributario telematico lo strumento della PEC è invece limitato alle comunicazioni effettuate dagli Uffici di Segreteria, tramite il SIGIT, alle parti processuali e alle notifiche tra le parti stesse.

Malfunzionamento del sistema informativo e rimessione in termini

L'indisponibilità della funzionalità del PTT per il deposito degli atti e dei documenti ovvero dei relativi servizi funzionali al diritto della difesa, quali, ad esempio, la consultazione o la richiesta di accesso temporaneo del fascicolo informatico, è resa pubblica mediante appositi avvisi sul portale della giustizia tributaria.
Tali avvisi, spiega la Circolare, potranno essere utilizzati ai fini di una eventuale richiesta di rimessione in termini. Si fa presente, inoltre, che in caso di eventi eccezionali che determinano l'indisponibilità del PTT si provvederà con apposito decreto ad accertare il mancato funzionamento del sistema informativo della giustizia tributaria.
In seguito all'adozione di tale decreto, i termini di prescrizione e decadenza che scadono durante il periodo di mancato funzionamento sono prorogati fino al decimo giorno successivo alla data in cui il medesimo decreto viene pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale.

Predisposizione informatica degli atti

Quanto alla regole tecniche di redazione degli atti processuali che si intende depositare con modalità telematiche, la Circolare richiama l'art. 10 del D.M. 4 agosto 2015, come novellato dal decreto del Direttore Generale delle Finanze del 28 novembre 2017.
Quanto agli atti principali, si legge nel provvedimento, gli stessi devono essere nativi digitali, redatti con un programma di videoscrittura e, senza procedere a stampa o scansione, avere una serie di requisiti. Dovrà trattarsi di un file in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, privo di elementi attivi (macro e campi variabili) e senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia (non è ammessa la copia per immagine.
La dimensione massima per ogni singolo documento informativo sarà pari a 10 MB e, qualora superata, il documento dovrà essere suddiviso in più file. Il numero massimo di file che si possono trasmettere per ogni singolo invio, comprensivo di atti e documenti allegati, è pari a 50.
Per quanto riguarda i documenti informatici allegati all'atto principale, per i quali è ammessa anche la scansione in formato immagine di documenti analogici, i relativi file dovranno essere in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, ovvero TIFF con una risoluzione non superiore a 300 DPI, in bianco e nero e compressione CCITT Group IV (modalità fax).

Firma digitale PADES e CADES

Il file, inoltre, dovrà essere sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale. La firma digitale ammessa dal PTT è quella CADES (CMS Advanced Electronic Signature), tuttavia, si evidenzia come la Cassazione, in applicazione dei principi comunitari, abbia equiparato la valenza giuridica della firme PADES e CADES, ritenute entrambe valide ed efficaci (cfr. SS.UU. Cass. 10266/2018).
Pertanto, dal 6 luglio 2019 il sistema informativo della giustizia tributaria (SIGIT) consentirà anche il deposito di file sottoscritti con firma PADES (PDF Advanced Electronic Signature) che non aggiunge alcuna estensione al nome del file ma consente di firmare digitalmente esclusivamente file in formato ".pdf".
Si ricorda che alcune prodotti di firma PADES possono modificare il nome del file aggiungendo il suffisso "signed.pdf". In tal caso, il documento con la firma PADES può essere visualizzato nel formato originale utilizzando il software libero di "Adobe Acrobat Reader".
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